Kunskapstips Excel och Office

Tips för dig som vill bli effektivare och få mer gjort vid datorn.

5 knep som spar massor av tid i Outlook!

Få du också många mail? Skulle du vilja arbeta smartare med din e-post?

Det finns 5 tips som du måste kunna använda för att jobba effektivt med e-posten i Outlook. Upptäck tipsen som direkt sparar tid i din vardag!

Tips 1. Sortera e-post automatiskt med regler

Har du tid att läsa all e-post när de kommer? Vore det inte bättre att flytta dem automatiskt någon annanstans där de inte är i vägen, för att sedan läsa dem när du får tid?

Det är då Regler kan vara till hjälp. Med regler kan du välja vilka e-postmeddelanden som ska flyttas och vart de ska flyttas. En regel är en åtgärd som utförs automatiskt när ett e-postmeddelande som uppfyller villkoren i regeln anländer eller skickas.

Det finns två typer av regler:

Regler för att hålla ordning – för att arkivera och följa upp meddelanden. Du kan till exempel skapa en regel för meddelanden från en viss avsändare, t.ex. Anna Johansson, med ordet ”försäljning” på raden Ämne, som gör att meddelandena flaggas för uppföljning, kategoriseras som Försäljning och flyttas till mappen Annas försäljning.
Regler för att hålla dig informerad – om du vill aviseras när ett visst meddelande anländer. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt skickar ett meddelande till din mobiltelefon när du får ett meddelande från en familjemedlem.

Du kan välja många villkor, åtgärder och undantag med hjälp av guiden Regler och aviseringar.

Så här skapar du en regel som flyttar alla meddelanden där ditt namn finns på raden Kopia till en särskild mapp.

Välj fliken ”Arkiv”
Klicka på ”Regler” > ”Hantera regler och aviseringar” > ”Ny regel” > ”Tillämpa regel på meddelanden som jag tar emot” (under ”Börja med en tom regel”) > Nästa
Välj ”När mitt namn finns med i rutan Kopia” under ”Steg 1: Välj villkor” > Nästa
Klicka på ”Flytta till mappen med namn” > ”namn” samt markera önskad mapp dit dina e-postmeddelanden där du finns på raden Kopia ska flyttas > Nästa
Välj eventuella ”Undantag” > Nästa
Nu kan du dels namnge regeln och dels välja att köra regeln genom att bocka i rutan ”Kör denna regel” nu på meddelanden som redan finns i Inkorgen > Slutför.

Tips 2. Besluta vad göra med varje meddelande med 4-D-metoden

När du läst ett e-postmeddelande, bestäm vilket ”D” som gäller.

Delete (radera) – Radera e-postmeddelanden som är ointressanta direkt.
Do (gör) – Om du kan svara på e-postmeddelandet eller utföra en uppgift på max 3 minuter, så gör det.
Defer (skjut upp) – Om jag är den enda i världen som kan svara på e-postmeddelandet eller göra uppgiften och den tar mer än 3 minuter att genomföra. Dra e-postmeddelandet till kalendern eller uppgifter eller högerklicka på flaggan i e-postmeddelandet och lägg till en påminnelse.
Delegate (delegera) – Vidarebefordra e-postmeddelandet och lämna över ansvaret till en annan person som får slutföra uppgiften.

Tips 3. Svara snabbare med Snabbsvar

Du kan enkelt skapa och återanvända texter eller bilder i e-postmeddelanden. Med hjälp av en Snabbdel kan du på två klick infoga en sparad text eller en bild.

Skriv och formatera texten som du vill ha den i ett e-postmeddelande.
Infoga eventuellt en bild.
Markera texten (och bilden).
Välj fliken Infoga och klicka på Snabbdelar.
Spara markeringen i Snabbdelsgalleriet.
Klicka på OK.

Nästa gång du vill använda Snabbdelen väljer du fliken Infoga och klickar först på Snabbdelar och sedan på den snabbdel du vill infoga.

Tips 4. Påminn dig själv med uppföljningsflaggor

Om du ibland får e-post som du vill följa upp vid ett senare tillfälle, så kan du använda flaggor med olika toner av rött med tidsangivelser. Detta är ett mycket effektivt sätt att få en påminnelse om dessa meddelanden.

Exempelvis kan du flagga ett meddelande du inte hunnit svara på eller en uppgift du måste kontrollera. Alla flaggade meddelanden visas i Att-göra-fältet både nere till höger i e-posten och i Uppgifter.

Så här flaggar du ett meddelande:

Högerklicka på flaggan längst ut till höger i det meddelande som du vill sätta en flagga på.
Välj typ av meddelande-flagga.
Om du vill bli påmind klickar du på ”Lägg till påminnelse” och väljer datum och klockslag.
Skriv in hur du ska följa upp e-postmeddelandet.
När datum och klockslag för påminnelsen inträffar öppnas ett påminnelsefönster som du antingen kan stänga eller ändra påminnelsetiden i.
När du slutfört uppföljningen kan du klicka på flaggikonen så ändras den till en bock.

Tips 5. Hitta snabbare med Sökmappar

Får du ångest över hur högarna med e-post växer i Inkorgen? Är de meddelanden som du vill följa upp ihopklumpade med de som du har sparat för eftervärlden? Även om du arkiverar e-post i mappar, oroar du dig ibland över att du aldrig kommer att hitta meddelandena igen.

Med sökmappar kan du hitta de meddelanden du söker efter, utifrån innehåll eller andra attribut (till exempel vem de är från eller om du vill följa upp dem). Sökmapparna kan bli ett snabbt och användbart sätt att visa e-postmeddelanden baserat på innehåll, inte på plats.

Under mappen Sökmappar i Mapplistan finns som standard några sökmappar.
I mappen Stor e-post visas alla stora meddelande. De visas i olika storlekskategorier.
I mappen Oläst e-post kan du snabbt få fram alla olästa meddelanden oavsett i vilken mapp de ligger.
Om du har e-post-meddelanden som färgkodats återfinns dessa i sökmappen Kategoriserad e-post ordnade efter färg oavsett i vilken mapp de ligger.
E-postmeddelanden som har försetts med en flagga visas i sökmappen För uppföljning

Skapa nya sökmappar genom att högerklicka på Sökmappar > Ny sökmapp. När du skapar en sökmapp kan du välja mellan flera olika alternativ, exempelvis e-post med bifogade filer och e-post från vissa personer.

LYCKA TILL!

Bill Larsten
Ansvarig Öppna utbildningar
Conferator Kompetens AB