Kunskapstips Excel och Office
Tips för dig som vill bli effektivare och få mer gjort vid datorn.
Många skickar e-post utan att ordentligt tänka igenom vad de skrivit. Ogenomtänkta meddelanden stjäl både din och andras värdefulla tid.
Upptäck sju enkla saker att tänka på när du skriver nästa e-post-meddelande!
1. Ifrågasätt om du verkligen ska skicka meddelandet.
Ibland skräpar vi ner andras inkorgar. Många meddelanden är överflödiga och stjäl bara andras tid. Använder du t ex ofta CC och “Svara alla”-knappen? Är dina meddelanden otydliga utan ett klart syfte?
Innan du skickar nästa meddelande, fråga dig om det verkligen är viktigt för mottagaren och vad du förväntar dig för respons. Om meddelandet endast är för den andres kännedom, skriv det, t ex “För kännedom. Ingen åtgärd nödvändig.”
2. Skriv en tydlig och specifik ämnesrad – och håll dig till ett ämne per mail.
Har du någonsin spenderat lång tid på att leta efter mail? Det är enkelt om ämnesraden används som den är tänkt, annars kan det bli en riktig tidstjuv. “Möte” är inte tillräckligt specifikt.
Undvik förvirring och frustration genom att skriva en ämnesrad som hjäper mottagaren att förstå vad meddelandet handlar om utan öppna det. Om innehållet i e-kedjan ändras, skriv om ämnesraden eller starta en ny kedja.
3. Fatta dig kort.
Håll ditt meddelande kort och koncist. Vad är det viktigaste du vill säga? Vilka åtgärder vill du att mottagaren ska ta? Vilka kritiska fakta behöver du få med?
Ett sätt att säkerställa att du begränsar längden på dina meddelanden är att ge dig en maxgräns: t ex 3 eller 5 meningar. Poängen är att ha en gräns och att hålla sig till den.
4. Kom direkt till saken.
Lyft fram huvudpoängen i meddelandet direkt i inledningen. Ingen vill söka igenom ett helt meddelande för att hitta slutsatsen. Det är bättre att sätta åtgärdspunkterna överst – det sparar allas tid.
5. För saken framåt.
Meddelanden som “Vill du fika idag?” saknar detaljer så det blir ett onödigt bollande fram och tillbaka. Sträva istället efter kvicka beslut med specifik information som ger tydliga alternativ, t ex “Ledig för fika idag kl 15? Vi skulle kunna ses på NNN. Jag är också ledig kl 15.45 på torsdag.”
6. Använd en signatur.
Din signatur berättar för mottagaren vem du är. Signatur bör innehålla namn, titel, organisationen du arbetar för, dina kontaktuppgifter och en webbplats mottagaren kan klicka på för att få reda på mer.
7. Skriv mottagaren adress sist.
Många skriver e-post uppifrån och ner – e-postadress, ämnesrad och till sist innehållet. Detta kan dock leda till pinsamma situationer. Om du kommer åt fel tangent kan du av misstag skicka meddelandet innan det är klart – fullt av ofullständiga tankar. Skriv istället mottagarens e-postadress sist och du slipper riskera sådana dumheter.
Lycka till!
Bill Larsten
Conferator Kompetens AB